شاید شما هم هنگام طراحی دکوراسیون یک اداره، با اصطلاحاتی مانند اوپن آفیس open office یا دفتر کار باز مواجه شدهاید. اغلب افراد در رابطه با این اصطلاح هیچ اطلاعاتی ندارند و از مزایا و کاربردهای آن مطلع نیستند. اپن آفیس یک نوع دفتر کار باز است که در آن هیچ دیوار جداکنندهای میان فضاهای اداره دیده نمیشود. این نوع از دکوراسیونها ویژگیهای منحصر به فرد خود را دارند که برای اطلاع کامل از آنها به شما پیشنهاد میدهیم تا آخر این مقاله از سایمان طرح حتما همراه ما باشید.
اوپن آفیس open office چیست؟
در گذشته ادارهها یا مجموعههای کاری از یک ساختمان بزرگ با چندین اتاق ساخته میشدند که از آنها به عنوان دفتر کاری کارمندان، مدیران و مسئولان اداره استفاده میکردند. معمولا ساخت این فضاها با متراژهای زیاد و طراحیهای پر هزینه همراه بود و مشکلاتی را در هزینههای جاری ایجاد میکرد.
اما امروزه بیشتر افراد به دنبال راه اندازی دفاتری هستند که بیشترین تعامل را با کارمندان خود داشته و با کمترین هزینه قابل اجرا باشد. یکی از این روشها، استفاده از طراحی فضای باز اداری یا اپن آفیس است. در این نوع طراحی فضای داخلی، هیچ نوع دیوار جداکنندهای میان فضاهای ساختمان وجود ندارد و دفاتر به صورت باز هستند. البته فضای اپن آفیس مزایا و معایب خاص خود را نیز دارد، که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
مزایای Open Office
طراحی فضای اوپن آفیس برای شرکت ها و استارت آپ ها، مزیتهای زیادی به همراه دارد. این طراحی فضایی مدرن به خصوص در ادارات و مجموعه های درحال رشد، در عین کاهش هزینهها، مزیتهای ویژه ای به همراه دارد.
1. افزایش انعطاف پذیری سازمانی
طراحی دفتر کار به صورت اپن آفیس، میزان انعطاف پذیری سازمانی را تا حد زیادی افزایش میدهد. علاوه بر این، حتی نوع چیدمان وسایل هم میتواند با توجه به افزایش تعداد کارمندان تغییر کند. از طرف دیگر، تغییر جانمایی تیمهای مختلف در اپن آفیسها به راحتی انجام میشود. به همین دلیل، طراحی دفتر کار به صورت اپن آفیس، برای آن دسته از سازمانهایی مناسب است که در حال رشد و توسعه هستند.
2. بهبود ارتباطات درون سازمانی در اپن آفیس
با توجه به این که در طراحی اپن آفیس مانعی مانند دیوار در محل کار وجود ندارد، کارمندان به طور ناخودآگاه تمایل بیشتری برای برقراری ارتباط با هم خواهند داشت. همین موضوع به افزایش میزان اثربخشی کارهای تیمی و ارتباطات درون سازمانی منجر میشود. چون طبیعتا با افزایش تعامل کارکنان، همکاری تیمی بهبود پیدا کرده و حتی تعامل مدیران سازمان با افراد، سادهتر خواهد بود.
از طرف دیگر اپن آفیسها بستر مناسبی را برای ایجاد ارتباطات صمیمیتر میان کارمندان ایجاد میکنند و افراد با داشتن روابط صمیمی و دوستانه، تمایل بیشتری به ماندن در سازمان خواهند داشت. علاوه بر این، در اپن آفیسها اتاقها مجزا نبوده و کارمندان برای دسترسی به همکاران خود مجبور به پیمودن مسیرهای طولانی نیستند و به راحتی و به صورت حضوری میتوانند از نظرات و هم فکری یکدیگر استفاده کنند.

3. اپن آفیس راهی برای بهینه سازی هزینههای سازمان
با توجه به اینکه در اپن آفیسها هیچ دیوار جداکننده و میزهای بزرگ جداگانه وجود ندارد و امکان استفاده مشترک پرسنل از امکانات و فضاها موجود در اپن آفیس فراهم میشود، هزینههای سازمان تا میزان زیادی کاهش پیدا کرده و بهره وری افزایش پیدا میکند. به همین دلیل است که اغلب کسب و کارهای کوچک و تازه کار، در ابتدای فعالیت خود به استفاده از اپن آفیس روی میآورند.
4. اپن آفیس ها بستری برای پرورش خلاقیت و نوآوری
بدون شک ارتباطات بیشتر، تنوع در چیدمان و باز بودن فضا در اپن آفیسها، محیط را برای پرورش خلاقیت و نوآوری در کارمندان آماده میکند. چون معمولا کارمندان در فضاهای بازتر احساس مثبتی داشته و تمایل آنها برای حضور در محیط کار بالا میرود. شاید این موضوع به دلیل وجود نور و اکسیژن بیشتر باشد.
5. حذف ناعدالتی و رقابتهای ناکارآمد
گاهی اوقات وجود اتاقهای مجزا در دفاتر کار سنتی نوعی رقابت ناکارآمد را میان کارکنان در انتخاب بهترین اتاق به وجود میآورد. اما در اپن آفیسها جایگاه مدیران با کارمندان یکسان است و این موضوع باعث میشود تلاش افراد بیشتر دیده شده و روابط بهتری میان مدیران و کارمندان به وجود آید.
6. اپن آفیس، نمادی از به روز بودن سازمانها
به طور کلی استفاده از این طراحی برای محل کار، مدرن و خلاقانه محسوب میشود و حس به روز بودن را به مخاطب القا میکند. برای مثال، برای مشتریهایی که خود به اپن آفیس ها عادت کردهاند، شرکت در جلسات کاری که در دفاتری با چیدمان سنتی طراحی شدهاند سخت بوده و چیدمان سنتی کسب و کار شما را به نوعی قدیمی و دور از ترندهای روز نشان میدهد.
معایب اپن آفیس چیت؟
طبعا طراحی فضاهای باز مثل اوپن آفیس در کنار مزایا، معایبی نیز دارد. البته این موضوع کاملا به نیازهای فضایی شما بستگی دارد. همچنین خیلی از این معایب با مدیریت درست و استفاده از مصالح نوین قابل حل هستند. اما به هرصورت بعضی از معایب اوپن آفیس عبارتنداز:
افزایش حواس پرتی پرسنل؛ مشکلی رایج در اپن آفیس ها
بدون شک یکی از بزرگترین معایب اپن آفیس ها، سرو صدای محیط و ایجاد حواس پرتی برای پرسنل است. مطمئنا همه ما به چند ساعت در روز نیاز داریم که در خلوت و سکوت نسبی خود باشیم و به طور عمیق فکر کنیم. این در حالیست که امکان وجود این سکوت نسبی در اوپن آفیس ها دور از ذهن به نظر میرسد. اما ما میتوانیم از طریق فرهنگ سازی سازمانی که مخصوص اپن آفیس است، راهکارهای مختلفی را به کار بگیریم و احتمال حواس پرتی کارمندها را کاهش دهیم.
افزایش استرس پرسنل؛ از دیگر معایب Open Office
گاهی اوقات نداشتن حریم شخصی، دیده شدن توسط همه کارمندها، تضادهای احتمالی و سرو صدای زیاد موجود در محیط میتواند برای برخی از کارمندان استرس زا باشد. اما کارمندان میتوانند با یادگیری روشهای ایجاد مرزبندی سالم در محیط کار، میزان این استرسها را به خوبی مدیریت کنند

نقض حریم خصوصی؛ چالشی مهم در اپن آفیس ها
شاید قرار گرفتن در محیطی که در آن مدیر یا سایر کارمندان به مانیتور و میز کار شما اشراف دارند یا به راحتی مکالمات شما را با تلفن میشنوند، در نگاه اول سخت و غیرقابل تحمل به نظر برسد. چون در واقع اپن آفیسها شرایطی را برای نقض حریم خصوصی افراد فراهم میکنند. البته با فرهنگ سازی و گوشزد کردن، میتوان احترام به حریم شخصی دیگران را تا حد زیادی به دیگران یادآوری کرد.
البته این موضوع کاملا در طراحی فضاهای اوپن آفیس قابل حل است. میتوان با استفاده از پارتیشن شیشه ای، فضاهایی تحت عنوان اتاق استراحت، اتاق کنفرانس و جلسه طراحی کرد. به طوری که افراد بتوانند فضایی برای جلسات کاری، استراحت یا تلفن های شخصی خود داشته باشند.
طراحی داخلی با پارتیشنهای شیشه ای
یکی از مواردی که با استفاده از آن میتوان یک فضای یکدست را به بخشهای مختلف تقسیم بندی کرد، استفاده از پارتیشن های شیشه ای در اوپن افیس است. از پارتیشن شیشه ای در داخل منازل نیز میتوان برای ساخت گلخانه استفاده کرد. به طور کلی پارتیشن های شیشه ای مدلهای مختلفی دارند که یکی از آنها کابین دوش شیشه ای است و از آن برای ساخت حمام شیشهای استفاده میشود.
علاوه بر این، امروزه از پارتیشن شیشه ای در بسیاری از فضاها مانند کافی شاپها، فروشگاهها، رستورانها، هتلها و غیره استفاده میشود. مزیت مهمی که پارتیشن شیشه ای با خود به همراه دارد، این است که شما به راحتی میتوانید مکان این پارتیشن ها را تغییر دهید و دکوراسیون داخلی جدیدی را خلق کنید.
امروزه اغلب برای ساخت سرویس بهداشتی و حمام اتاق خوابهای مستر، از پارتیشن شیشه ای استفاده میکنند که از زیباترین بخشهای ساختمان و ویلاهای مدرن محسوب میشود. علاوه بر موارد گفته شده، از پارتیشن شیشه ای میتوان برای دکوراسیون داخلی گزینههای دیگری نیز استفاده کرد. این موارد عبارتند از:
- ایجاد کلوزت روم (اتاق لباس) با استفاده از پارتیشن یا نرده شیشه ای و چوب
- طراحی کردن اتاق خواب با استفاده از پارتیشن شیشه ای به هر شکل دلخواه
- استفاده از پارتیشن شیشه ای برای جدا کردن سالن پذیرایی و نشیمن
- استفاده از پارتیشن شیشه ای در لابی ساختمانها
- طراحی سالنهای کنفرانس، اتاق مدیریت، سالنهای غذاخوری و غیره در مکانهای اداری

چند نکته برای طراحی Open Office که باید بدانید!
برای طراحی اوپن آفیس لازم است چند نکته مهم زیر را در نظر بگیرید:
- برای جلوگیری از درگیری ذهنی لوازم اضافی را از اطراف خود دور کنید.
- موفقیت اپن آفیس به تعامل و انعطاف پذیری بیشتر بستگی دارد.
- از پرحرفی خودداری کنید.
- استفاده کارمندان از هدفون به موفقیت اپن آفیس منجر میشود.
- موفقیت فضای باز اداری به تعامل و توافق با دیگران بستگی دارد.
- ساعت کاری مشخصی را برای کارمندان تعیین کنید.
- زمان جلسات کاری مشخص کنید.
- صبر و بردباری از دیگر موارد تاثیر گذار در موفقیت فضاهای باز اداری است.
اگر نیاز به مشاوره در خصوص ایجاد و طراحی فضای اوپن آفیس در فضای کاری و ادارت خود دارید، سایمان طرح در کنار شما است. میتوانید برای ایجاد فضایی لوکس و مدرن از طراحان ما کمک بگیرید. طراحان ما در سایمان طرح با استفاده از مصالحی مثل انواع پارتیشن های شیشه ای، کابل و نرده شیشه ای، فضایی مدرن و انعطاف پذیر در اختیار شما قرار می دهند.